تعریف برنامه ریزی
برنامه ریزی شامل این موارد است: تعریف اهداف کمی و کیفی سازمانها، ایجاد یک استراتژی کلی برای دستیابی به این اهداف و سرانجام تدوین سلسله مراتبی جامع از برنامه ها برای تلفیق و هماهنگی فعالیتها .
برنامه ریزی را می توان از نظر رسمی یا غیر رسمی بودن نیز تعریف کرد. در برنامه ریزی غیر رسمی اگرهم چیزی نوشته شود، بسیار کم است. آنچه که باید تمام و کمال انجام شود، تنها در ذهن یک یا چند نفر است.برنامه ریزی یک امر کلی است و تداوم ندارد.
برنامه ریزی رسمی ، شامل اهداف معینی است که برای تحت پوشش قرار دادن یک دوره زمانی چند ساله تنظیم می شوند.
برنامه ریزی در محیط های غیر مطمئن
اگر مدیران در سازمانهایی کار کنند که هرگز با تغییرات محیط روبرو نیستند، در این صورت نیاز به برنامه ریزی نخواهد بود. ولی می دانیم که امروزه چنین دنیایی وجود ندارد. تغییرات تکنولوژیکی، اجتماعی ، سیاسی، اقتصادی و قانونی همیشه وجود دارند. محیطی که مدیران با آن روبرو هستند تأثیری بسیار بر بقای سازمان دارد و پویاتر از آن است که به دست وقایع اتفاقی سپرده شود. بنابراین مدیران معاصر بایستی بطور مؤثر برنامه ریزی کنند.
چرا مدیران باید به صورت رسمی برنامه ریزی کنند؟
مدیران به چند دلیل باید به برنامه ریزی بپردازند. چهار دلیل از مهم ترین دلایل عبارتند از: تعیین مسیر، کاهش تأثیر تغییرات، به حداقل رساندن ضایعات و اضافات و ایجاد استانداردهایی برای تسهیل کنترل.
برنامه ریزی یک تلاش هماهنگ شده را بوجود می آورد و مسیر را به مدیران و غیر مدیران نشان می دهد.
برنامه ریزی می تواند با وادار کردن مدیران به دور اندیشی، پیش بینی تغییر، در نظر گرفتن تأثیر تغییر و ایجاد واکنش های مناسب میزان تزلزل در برنامه را کاهش دهد.
برنامه ریزی از فعالیتهای اضافه و متداخل می کاهد.
سرانجام اینکه برنامه ریزی اهداف و استانداردهایی را بوجود می آورد که کنترل را آسان می کند.
انتقادات واردبر برنامه ریزی رسمی چیست؟
*برنامه ریزی ممکن است انعطاف ناپذیری بوجود آورد
*نمی توان برای محیط های در حال تغییر برنامه ریزی کرد
*برنامه ریزی رسمی نمی تواند جایگزین خلاقیت و در ک مستقیم باشد.
*برنامه ریزی توجه مدیران را به رقابت امروزی جلب می کند نه به بقای فردا
*برنامه ریزی رسمی موفقیتی را تحکیم می بخشد که ممکن است منجر به شکست شود
آیا برنامه ریزی عملکرد سازمانی را بهبود می بخشد؟
تحقیقات بسیاری برای سنجش رابطه موجود بین برنامه ریزی و عملکرد انجام گرفته است.بر اساس این مطالعات می توانیم به این نتایج برسیم: اول اینکه در جایی که برنامه ریزی رسمی در سازمانی وجود داشته باشد عموماًسود دهی بالاتر، بازگشت سرمایه بیشتر و دیگر دستاوردهایمالی مثبت است.دوم اینکه کیفیت فرایند برنامه ریزی و اجرای مناسب برنامه ها احتمالاًبیشتر به خاطر وجود عملکرد بالاست تا وسعتبرنامه ریزی. سرانجام اینکه در سازمانهایی که برنامه ریزی رسمی منجر به عملکرد بهتر نمی شود، اشکال از محیط سازمان است.
انواع برنامه
معروف ترین راههای توصیف برنامه بستگی دارد به: وسعت، زمان، عمق و تناوب استفاده. ولی باید در نظر داشت که این طبقه بندی های برنامه مستقل از یکدیگر نیستند.
برنامه هایی که برای کل سازمان طراحی می شوند، اهداف کلی سازمان را ترسیم می کنند و بدنبال تعیین وضعیت سازمان در محیط می باشند، برنامه استراتژیک نامیده می شوند.
برنامه های عملیاتی،جزئیات دستیابی به اهداف کلی را بیان می کند.برنامه های عملیاتی از سه جهت عمده با برنامه های استراتژیک تفاوت دارند:زمان، وسعت و اینکه آیا آنها شامل اهداف شناخته شده سازمان هستند یا نه . برنامه های عملیاتی بیشتر به زمانهای کوتاهتر گرایش دارند. از طرف دیگر برنامه های استراتژیک شامل زمان طولانی تر، معمولاً5 سالهیا بیشتر هستند. این گونه برنامه ها زمینه وسیع تری را می پوشانند و کمتر با جزئیات سروکار دارند.
سرانجام اینکه برنامه های استراتژیک شامل تعیین اهداف می باشند، در حالی که در برنامه های عملیاتی فرض بر این است که اهداف تعیین شده می باشند ...
برنامه ها در کدام جدول زمانی وجود دارند؟
برنامه های کوتاه مدت کمتر از 5 سال را می پوشانند. هر جدول زمانی فراتر از پنج سال در برنامه های دراز مدت طبقه بندی می شود.
زمان برنامه بستگی به میزان تأثیر برنامه های جاری برتعهدات آتی دارد. یعنی برنامه ها باید به اندازه کافی وسعت داشته باشد که بتوانند همه تعهدات امروزه را بپوشاند.
از نظر درجه متغیر بودن، هر چه عدم اطمینان بیشتر شود به همان اندازه برنامه ها باید کوتاه تر شوند.
برنامه های کلی و تفصیلی چه تفاوتی با یکدیگر دارند؟
برنامه های تفصیلی اهداف را به وضوح تعریف کرده اند. هیچ گونه ابهام و مشکلی برای درک صحیح آنها وجود ندارد. ممکن است برای رسیدنبه این هدف از یک روش خاص کار، اختصاص بودجه و طراحی یک بربنامه عملیاتی استفاده کند. این اقدامات نشان دهنده برنامه های مشخص هستند.
با این حال برنامه های تفصیلی بدون ایراد نیستند. این گونه برنامه ها باید واضح بوده و قابل پیش بینی باشند که اغلب این گونه نیست. وقتی عدم اطمینان زیاد و مدیر مجبور به حفظ انعطاف پذیری خود برای واکنش نشان دادن در قبال تغییرات غیر قابل پیش بینی باشد، در این صورت برنامه های کلی ترجیح داده می شوند.
از طرف دیگر برنامه های کلی سیاست های کلی را مشخص می کنند. این برنامه ها تمرکز ایجاد می کنند ولی مدیران را مجبور به تعیین اهداف معین ویا انجام دادن یک رشته اقدامات خاص نمی کنند.
انعطاف پذیری برنامه های کلی مشهود است.
چگونه برنامه های یکبار مصرف از برنامه های چند بار مصرف متمایز می شوند؟
برنامه یکبار مصرف برای برآورده کردن نیاز در یک وضعیت منحصر به فردو ویژه می باشد.
در عوض برنامه های جاری همیشه در جریان هستند. این گونه برنامه ها سیاست عملیات تکراری را در سازمان فراهم می کنند.
با تشکر از : امیر شهباز زاده - تالار گفت و گوی تخصصی مدیریت